Řízení lidských zdrojů (HR)
Řízení lidských zdrojů (Human Resources) v kontextu výrobního závodu zahrnuje mnoho agend, které slouží rozlišným účelům. Jedná se o aplikaci, kterou lze provozovat samostatně i v tandemu s ostatními systémy CLEVER.
Clever HR System je otevřená aplikace, která umožňuje sdílení dat s dalšími informačními systémy, např. se systémy personalistiky, nástroji pro sledování nákladů zakázek nebo programy na výpočet pracovních mezd. Tuto základní funkci lze rozšířit moduly pro konkrétní funkce.
Identifikace osob
Prvním krokem v řízení lidských zdrojů je jejich zmapování. K tomuto účelu jsou ve výrobních závodech typicky použity čipy či karty s čárovými kódy. Prostřednictvím aplikace Clever HR je možný tisk karet či potisk čipových karet.
Evidencí pracovníků získá závod potřebný vstup pro sledování ostatních agend pro individuální pracovníky i skupiny.
Evidence zacvičení
Evidence zacvičení zahrnuje seznam návodek a funkci jejich vzájemné asociace s jednotlivými pracovníky. Tento modul udržuje přehled o zaškolení pracovníků pro činnosti na pracovištích.
Úrovně zaškolení jsou barevně odlišeny.
Jsou možné oba pohledy: u pracovníka lze vidět všechny návodky / certifikace, které splnil. Při pohledu na návodku je možné vidět seznam pracovníků, kteří ji splnili.
Při integraci s aplikací Clever OMS pro správu a generování návodek lze zapnout funkci automatického vyžadování nového proškolení po schválení nové revize dokumentu.
Evidence docházky
Evidence docházky je základním kamenem docházkového systému. Zaznamenávání příchodů a odchodů pracovníků je možné na libovolném počtu přístupových terminálů.
Tyto terminály mohou být jednoduché snímače karet s monitorem nebo s dotykovým displejem s definovatelnými tlačítky.
Kromě vedení evidence zaměstnanců a jim přidělených identifikačních karet umožňuje aplikace organizovat zaměstnance do skupin podle organizačního schématu společnosti (závod, středisko atd.).
Každému pracovníkovi lze též přidělit konkrétní pracovní kalendář.
Docházkový systém
Každý záznam v evidenci docházky standardně obsahuje osobní údaje držitele identifikačního prostředku, jeho fotografii a historii přidělených identifikátorů.
Prostřednictvím jednoho z modulů v základní aplikaci je možný tisk karet s čárovým kódem či potisk čipových karet. Snímače identifikačních karet jsou připojeny k terminálům, které mohou pracovat v Off-line i On-line režimu.
Systém je otevřená aplikace a umožňuje sdílení dat s dalšími informačními systémy, např. personalistikou, evidencí nákladů na zakázky, nebo programem pro výpočet mezd, což představuje zjednodušení datových toků, značnou finanční a časovou úsporu a minimalizaci chyb při evidenci údajů.
Pracovní kalendář
Každému zaměstnanci je možné přidělit pracovní kalendář. Tento stanovuje určitý počet hodin k odpracování ve všech dnech v daném roce.
Lze ho definovat a spravovat přímo v aplikaci evidence pracovní doby, nebo se může importovat z externího systému. V případě takto importovaného kalendáře však platí pravidlo, že se v programu, kam byl přenesen, nemůže změnit. Pokud má dojít k jeho předefinování, tak je třeba v externí síti připravit kalendář nový, zahrnující všechny potřebné úpravy, a zajistit jeho import.
Tato aplikace umožňuje nastavit zaměstnancům předpisy pevné nebo klouzavé pracovní doby. Oproti běžným pracovním kalendářům je prováděna kontrola odpracované doby, schvalování přesčasů a nepřítomností.
Export do mzdové agendy – uzávěrka
Slouží pro kontrolu měsíční přítomnosti zaměstnanců. Tato kontrola se provádí proti měsíčnímu fondu hodin dle pracovního kalendáře. Pokud skutečně odpracované hodiny neodpovídají kalendáři, daný měsíc nelze uzamknout a je nutné provést korekci přítomnosti v agendě Docházka. Výsledný export slouží jako podklad pro účetní / mzdový systém.
Evidence časových nákladů na zakázkách
Hlavní funkcí tohoto modulu je sledování časové náročnosti zakázek.
Za tímto účelem jsou na výrobní lince rozmístěny čtečky čárových kódů pro přihlášení pracovníků a načítání identifikátorů zakázek při zahájení práce. Nasbíraná data jsou následně zobrazena na vhodně rozmístěných informačních panelech.
Evidence pracovníků na pracovištích
Pracovníci se přihlašují na terminálech pomocí dotykové obrazovky (bez nutnosti použití klávesnice).
Pracovník poklepem vybere pracoviště a načtením své karty zahájí práci. Přihlášením na pracoviště je automaticky ukončena jeho činnost na předchozím pracovišti, kde byl přihlášen.
Přihlášení na pracoviště může být podmíněno – např. platnou certifikací nebo úspěšným ESD testem.
Prostřednictvím tohoto terminálu pracovník také potvrzuje (podepisuje) dokument o absolvovaném školení.
Evidence jízd
Pomocí čipových karet pracovníků lze evidovat i jejich dopravu firemním autobusem. Do toho je umístěn mini notebook se čtečkou karet a aplikací Identifikační terminál. Po načtení karty pracovníka se zobrazí informace o platnosti karty a jméno držitele identifikátoru.
Tato data jsou společně s časem jízdy pracovníka uložena do databáze a automaticky přenesena do aplikace Evidence jízd. Zpětně se též nahrává aktualizovaný seznam pracovníků a platných čipových karet.
Tato aplikace může být rozšířena o automatickou synchronizaci s jinými systémy – např. personální agendou.
Kniha návštěv
Slouží k zaznamenávání návštěv na recepci a přidělení čipů pro otevírání dveří.
Modul Kniha návštěv si pamatuje již proběhlé návštěvy a umožňuje jejich snadné opakování. Návštěvníky je možné zaznamenat dopředu a při jejich příchodu pouze potvrdit.
Modul také nabízí přehled probíhajících i minulých návštěv v daném časovém období, včetně pohledu na použití karty pro průchody dveřmi.
Osobní ohodnocení a měsíční odměna
Tento modul přidá do aplikace HR System agendu pro práci s měsíčním osobním ohodnocením a mimořádnou odměnou.
Osobní ohodnocení je pro každého pracovníka stanoveno procentem z měsíční mzdy a může být kráceno na základě evidované měsíční docházky poměrnou hodnotou času kódů nahrazujících přítomnost.
V nastavení kódu mzdy pro osobní ohodnocení je možné nastavit, po kolika odpracovaných dnech má nově přijatý pracovník nárok na osobní ohodnocení. Výslednou hodnotu krácenou nahrazujícími kódy mzdy je možné dále upravit prostřednictvím formuláře definovaného v agendě Osobního ohodnocení a odměn. V agendě je možné nadefinovat libovolné množství formulářů s různými důvody dalšího snížení osobního ohodnocení.
Přístupový systém pro ovládání dveří
Přístupový systém slouží k zamezení vstupu neoprávněných osob do chráněného prostoru.
Tato agenda definuje oprávnění zaměstnanců na průchod skrz jednotlivé dveře, které jsou ovládány čipovými kartami. Každé chráněné dveře jsou opatřeny čtečkou karet a řídící jednotkou.
Plánování směn
Agenda plánování propojuje výrobní kalendář linky s kalendářem zaměstnanců.
Každý zaměstnanec může být přiřazen pouze na jeden výrobní kalendář. Agenda plánování směn je zaměřena především pro výrobní kalendáře, které fungují na bázi tří denních směn (Ranní – Odpolední – Noční).
Součástí modulu je vizualizovaný týdenní přehled směn, ve kterém je možné zaměstnancům směny měnit.
Oznámení
Tento modul slouží k zasílání oznámení zaměstnancům na terminály, na kterých si čipují docházku, nebo se přihlašují na pracoviště.
Zaměstnanci potvrzují, že se seznámili s obsahem zprávy přímo v daném terminálu. Tímto způsobem lze informovat pracovníky o nové verzi pracovní návodky, pozvánce na školení či stržení prémií za přestupky.
Zprávy lze adresovat konkrétním zaměstnancům i skupinám.
Tato oznámení mohou být odesílána i na mailové adresy zaměstnanců, s odkazem pro potvrzení.
Plánování dovolené
Tento modul rozšiřuje aplikaci HR System o webovou aplikaci CLEA (Clever Assistant), ve které lze plánovat dovolené.
Ve webovém uživatelském prostředí může zaměstnanec zadat žádost o dovolenou v konkrétním termínu, která je eskalována nadřízenému e-mailem. Tento ji buď schválí, nebo zamítne. Zaměstnanec obdrží e-mail se schválením, či zamítnutím dovolené.
Zadat dovolenou podřízenému může nadřízený také přímo. V tom případě už podřízený nemusí potvrzovat, pouze obdrží e-mail s informací o naplánované dovolené.
Interval dovolené lze plánovat individuálně i hromadně dle označených osob (např. celozávodní volno).
Prezenční listina
Stejně jako v agendě Oznámení je možné do Prezenční listiny (podle požadovaných kriterií) vybrat z dostupných agend, nebo importem z Excelu (v předepsaném formátu) seznam lidí, kterým bude pozvánka odeslána.
Pozvánky jsou rozesílány prostřednictvím agendy Oznámení na terminály. Pokud má pracovník v agendě Pracovníci vyplněnou e-mailovou adresu, je pozvánka odeslána i prostřednictvím e-mailu. Pracovníci potvrzují přijetí pozvánky osobním čipem na terminálu, nebo kliknutím na potvrzovací odkaz v obdrženém e-mailu.
Během akce mohou pracovníci přítomnost na akci potvrdit osobním čipem na prezenčním terminálu, nebo podpisem do prezenční listiny. Oprávněný pracovník má možnost podle podpisů v prezenční listině označit přítomnost na akci těm pracovníkům, kteří se na prezenční listinu podepsali a nezaevidovali účast na akci osobním čipem na terminálu.